نرم افزار حسابداری شرکتی ابری، راز توسعه شرکت های موفق

چه چیزی باعث می‌شود تا در بحران‌های اقتصادی، نوسانات شدید بازار و شرایط رکودی، درحالی‌که بسیاری از شرکت‌ها به مرز ورشکستگی و تعدیل نیرو می‌رسند، تعداد انگشت‌شماری از رقبا به رشد تصاعدی و توسعه سهم بازار دست پیدا کنند؟ سیستم‌های مدرن “مانند نرم افزار حسابداری شرکتی ابری” چه نقشی در این پیروزی دارند؟

شرکت‌های پیشرو به‌خوبی می‌دانند که قلب تپنده کسب‌وکارشان، سیستم مالی آن‌هاست. وقتی این قلب تپنده به فناوری‌های مدرنی مانند نرم‌افزار حسابداری شرکتی ابری مجهز می‌شود، تمام بخش‌های سازمان (از انبار و فروش گرفته تا ارتباط با مشتریان) جریانی از داده‌های دقیق، یکپارچه و لحظه‌ای را دریافت می‌کنند.

نرم‌افزارهای مبتنی بر پردازش ابری دقیقاً همان نقطه عطفی هستند که سازمان شما را از محدودیت‌های زمانی و مکانی رها می‌کنند و موجبات توسعه پایدار آن را فراهم می‌کنند. در این مقاله قصد داریم از شعارها عبور کنیم و به موشکافی دقیق رازهای موفقیت شرکت‌های امروزی بپردازیم.

وقتی سیستم‌های آفلاین و قدیمی، شرکت‌ها را به لبه پرتگاه می‌برند!

در دنیای پرشتاب امروزی، هیچ‌چیز به اندازه خدمات‌دهی کُند، صف طولانی، پردازش کند و مسیرهای ارتباطی منسوخ، باعث ریزش مشتریان و نارضایتی آن‌ها نمی‌شود. حتی ظاهر سیستم‌های یک مجموعه می‌تواند بر روی اعتبار برند و تجربه بصری مشتریان تأثیر جدی داشته باشد.

استفاده از سیستم‌های فرسوده، نرم ‌افزارهای پر خطا و زیرساخت‌های آفلاین، مستقیماً راندمان کاری کارکنان را هدف می‌گیرد. کارمندی که در طول روز مدام با قطعی و خطای سیستم دست‌وپنجه نرم می‌کند، خسته و بی‌انگیزه می‌شود؛ این دقیقاً همان نقطه شروع افت کیفیت پاسخگویی و اولین قدم مرگبار برای از دست رفتن اعتماد مشتریان است.

از سوی دیگر، این شبکه‌های بسته، اطلاعات حیاتی کسب‌وکار شما را روی لبه تیغ قرار می‌دهند. زیرساخت‌های سنتی در برابر خرابی‌های ناگهانی، سوانح محیطی، سرقت فیزیکی و حملات سایبری به‌شدت آسیب‌پذیرند و می‌توانند خسارات جبران‌ناپذیری به بار آورند.

7 ایراد رایج سیستم های قدیمی شرکت ها

برای درک بهتر عمق فاجعه، نگاهی به اصلی‌ترین معایب سیستم‌های سخت ‌افزاری و نرم‌ افزاری منسوخ می‌اندازیم:

·       حبس شدن در دفتر کار

وابستگی صددرصدی به سیستم‌های فیزیکی شرکت و عدم امکان دسترسی به اطلاعات از راه دور یا در مواقع بحرانی.

·       بن‌ بست در توسعه کسب‌وکار

مقیاس‌پذیری بسیار پایین و صرف زمان و هزینه گزاف برای اضافه کردن یک شعبه جدید یا چند کاربر به شبکه.

·       افت شدید راندمان

کرش کردن‌های (Crash) مداوم و قفل شدن سیستم‌ها در ساعات اوج ترافیک کاری.

·       هزینه‌های پنهان و سرسام‌ آور

تحمیل هزینه‌های سنگین و مداوم برای تعمیرات سخت‌افزاری، ارتقای قطعات و استخدام تیم پشتیبانی IT.

·       جزیره‌ ای بودن داده‌ها

عدم ارتباط و یکپارچگی سیستم‌ها با یکدیگر که منجر به دوباره‌کاری پرسنل و افزایش خطای انسانی می‌شود.

·       خطر نابودی اطلاعات

از بین رفتن دائمی داده‌ها به دلیل سوختن هارددیسک‌ها، خرابی سرورهای فیزیکی یا حوادث غیرمترقبه.

·       توقف به روزرسانی‌های امنیتی

آسیب‌ پذیری شدید در برابر ویروس‌های جدید و باج ‌افزارها به دلیل پشتیبانی نشدن نرم‌افزارهای قدیمی.

مدیران آینده نگر کدام سیستم ها را به روز میکنند؟

مدیران موفق نسبت به به‌روزرسانی چند سیستم، هرگز تعلل نمی‌کنند:

• نرم افزار حسابداری شرکتی
• سیستم مدیریت انبار و زنجیره تأمین
• سامانه‌های مرتبط با تکالیف مالیاتی
• سیستم‌ مدیریت ورود و خروج کارکنان
• سیستم ارتباط با مشتریان (CRM، باشگاه مشتریان و …)

سیستم ‌های مذکور مانند چرخ‌دنده‌های یک ماشین در کنار هم هم‌افزایی ایجاد می‌کنند و می‌توانند سرنوشت یک سازمان را تغییر دهند.

برای مثال سیستم ‌های حسابداری، انبارداری و سامانه‌های مالیاتی، مستقیماً روی سرعت پردازش مالی، کنترل دقیق کالاها و شفافیت سازمانی تمرکز دارند؛ درحالی‌که ابزارهایی مثل CRM، تعامل اثربخش با مشتری را مدیریت می‌کنند. ترکیب این دو بخش، هم‌زمان راندمان داخلی و رضایت مشتری را به اوج می‌رساند.

اهمیت نرم افزار حسابداری شرکتی

در میان تمام نرم ‌افزارهای سازمانی، نرم ‌افزار حسابداری شرکتی نقش کلیدی‌تری را بر عهده دارد. این سیستم‌ها مهم‌ترین ابزار مدیران برای نظارت کامل بر دریافتی‌ها و پرداختی‌ها هستند و وضعیت مالیِ حقیقی شرکت را به تصویر می‌کشند.

در طی چهار دهه اخیر، ورود سیستم‌های حسابداری به کسب‌وکارها به آشفتگی‌های مالی پایان داد و پایه‌گذار نظم نوینی در سازمان‌ها شد. برخی از مهم‌ترین مزایای بنیادین این برنامه‌ها (فارغ از ساختار آفلاین یا آنلاین بودنشان) به شرح زیر هستند:

• کاهش خطاهای انسانی در ثبت اسناد و فاکتورها
• نظارت دقیق بر جریان نقدینگی (ورودی و خروجی پول)
• امکان پردازش محاسبات پیچیده (مانند بهای تمام‌شده یا حقوق و دستمزد)
• کنترل موجودی انبار و جلوگیری از رسوب کالاها
• تسریع در پیگیری مطالبات و مدیریت بدهی‌ها
• تولید گزارش‌های یکپارچه برای تصمیم‌گیری‌های استراتژیک مدیران
• سامان‌دهی تکالیف مالیاتی و پیشگیری از جرایم قانونی

تفاوت و تقابل نرم افزارهای حسابداری

نیازهای مالی کسب‌وکارهای کوچک به هیچ‌وجه با دغدغه‌های پیچیده یک شرکت یا هلدینگ قابل ‌مقایسه نیست. به همین دلیل، نرم‌ افزارهای حسابداری در مسیر تکامل خود به دو دسته کلی «عمومی» و «تخصصی» تقسیم شدند.

سیستم‌های عمومی شاید برای شروع کسب‌وکارهای ساده و نوپا مناسب باشند؛ اما وقتی ساختار سازمان گسترش می‌یابد، این ابزارها عملاً در پردازش‌های مالی فلج می‌شوند. توسعه‌دهندگان نرم افزاری برتر، با درک همین خلأ بزرگ، سیستم‌هایی را طراحی ساختند که قابلیت سفارشی‌سازی داشته و امکانات کامل‌تری را ارائه می‌کنند.

در ادامه خود نرم افزارهای شرکتی به 3 دسته کلی آفلاین، تحت شبکه و نرم افزار حسابداری ابری منشعب شدند که هریک از آن‌ها توانستند تجربه کاربری متفاوتی ر ا رقم بزنند. در ادامه با ویژگی‌های مهم این برنامه‌ها آشنا خواهیم شد.

نبرد سیستم‌های حسابداری آفلاین، تحت شبکه و ابری

هنگامی که مدیران به ضرورت استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری شرکتی پی می‌برند، با یک دوراهی (یا بهتر است بگوییم سه‌راهی) زیرساختی مواجه می‌شوند:

۱. نرم‌افزارهای آفلاین و ویندوزی (نسل منسوخ)

این سیستم‌ها، نرم‌افزارهای بسته‌ای هستند که فقط روی یک سیستم‌عامل و یک رایانه خاص نصب می‌شوند.

چالش اساسی: این برنامه‌ها شما را به میز کارتان زنجیر می‌کنند و محدودیت‌های متعددی را متوجهتان می‌کنند. مثلاً نصب زمان‌بر، به‌روزرسانی‌های دستیِ و از همه مهم‌تر، خطر نابودی دائمی اطلاعات در صورت خرابی یا سرقت سیستم، از بزرگ‌ترین باگ‌های این نسل به شمار می‌آیند.

۲. نرم‌افزارهای تحت شبکه (Local)

در این روش، مجموعه‌ای از رایانه‌ها در یک شبکه داخلی (محیط فیزیکی شرکت) به یک سرور مرکزی متصل می‌شوند تا کاربران بتوانند به‌صورت همزمان (اما محدود) روی داده‌ها کار کنند.

چالش اساسی: هرچند مشکل کارِ گروهی در این نسل تا حدی حل شد؛ اما هزینه‌های پنهان این نوع از اتصال سرسام‌آور است! تهیه سرورهای گران‌قیمت، پرداخت هزینه‌های نگهداری، فضای اشغالی و نیروی فنی (تیم آیتی) مرتبط با اجرای این سیستم هزینه‌های هنگفتی را متوجه مدیران می‌سازد.

همچنین این سیستم‌ها از نظر امنیت، به‌روزرسانی و نحوه نگهداری نیز محدودیت‌های قابل ملاحظه‌ای دارند.

۳. نرم‌افزار حسابداری ابری (Cloud-based)

درنهایت، سیستم‌های ابری برای دور زدن محدویت‌های شیوه‌های پیشین به روی کار آمدند. این حالت از چینش و اتصال، داده‌ها را بر روی دیتاسنترهای فوق ‌مدرن و امن قرار داده و به بهترین شکل از اطلاعات محافظت می‌کند.

مزیت کلیدی: دیگر نیازی به خرید سرور و نصب هیچ برنامه‌ای وجود ندارد. نرم ‌افزار حسابداری ابری به هیچ سیستم‌عاملی محدود نیست و با هر دستگاهی (موبایل، لپ‌تاپ، تبلت) در هر نقطه از جهان در دسترس شماست. حتی در زمان بحران‌ها و قطعی اینترنت جهانی، این سیستم‌ها روی اینترانت ملی و با نهایت تاب‌آوری به کار خود ادامه می‌دهند.

همه چیز درباره قابلیت های نرم افزار حسابداری شرکتی آنلاین

نرم افزار ابری نیازی به نصب ندارد، محدودیت زمانی و مکانی ندارد و با هزینه اقتصادی پیاده سازی می‌شود. این سیستم هوشمند چند مزیت مهم را برای مدیران و حسابداران ایجاد می‌کند که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از:

• مدیریت از راه دور واحدهای مالی
• استخدام نیروهای دورکار یا پروژه‌ای
• اتصال همزمان چند کاربر با حداقل هزینه
• دریافت به‌روزرسانی و پشتیبانی باکیفیت
• عدم نیاز به جابجایی تجهیزات سنگین‌ وزن

مهم‌ترین نقطه قوت سیستم‌های حسابداری ابری، امنیت مثال‌زدنی آن‌ها است. این پلتفرم‌ها به صورت خودکار از داده‌های مالی بکاپ تهیه می‌کنند و آن‌ها را در دیتاسنترهای مجهز ذخیره‌سازی می‌کنند.

این برنامه‌ها از نظر رابط کاربری و امکاناتشان نیز جذابیت‌های متعددی دارند که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهیم داشت.

بهترین سیستم حسابداری ابری شرکتی کدام است؟

این روزها نرم افزارهای ابری با برندها، قابلیت‌ها و امکانات متفاوت در دسترس عموم قرار گرفته‌اند. هریک از این پلتفرم‌ها نیز بازارهای هدف متفاوتی را هدف گرفته و بنا بر نیازهای آن‌ها امکانات ارائه می‌کنند. از این رو مهم است که بتوانید بهترین سیستم حسابداری ویژه شرکت‌ها را شناسایی و تهیه کنید.

• کدینگ 7 سطحی قابل ویرایش
• حسابداری به روش ادواری و دائمی
• پشتیبانی تخصصی، حرفه‌ای و پاسخگو
• امکان تفکیک مراکز هزینه و پروژه‌ها
• حسابداری ارزی و تسعیر بدون محدودیت
• امکان تعریف کاربران و تعیین دسترسی آن‌ها
• تعریف بی ‌نهایت شعبه، انبار، کالا و اشخاص
• 6 ماژول حسابداری، بازرگانی، انبار، خزانه، حقوق و تولیدی
• اتصال به فروشگاه آنلاین و CRM از طریق Api و ووکامرس
• اتصال یکپارچه به سامانه مودیان، سنا و تأمین اجتماعی
• اعلانگر پیامکی وضعیت نقدینگی و سررسید چک‌ها
• بکاپ گیری پیوسته و لایه ای از اطلاعات مالی
• ورودی و خروجی اکسل و گزارش های متنوع
• دموی رایگان جهت بررسی رابط کاربری

نکته حائز اهمیت دیگری که یک نرم افزار حسابداری ابری حرفه‌ای را از سایر موارد تفکیک می‌سازد، ارائه گزارشات ماتریسی، عمیق و قابل فیلترگذاری از تمامی بخش‌های مهم مالی است.

چنانچه سیستم انتخابی شما از این قابلیت‌ها بهره‌مند باشد، می‌توانید از به‌روز بودن و مقیاس پذیر بودن آن‌ها اطمینان خاطر حاصل کنید و شفافیت اطلاعات مالی شرکتتان را به حداکثر ممکن برسانید.

آغاز هوشمندسازی و تحول سازمانی با یک کلیک

هر سازمانی برای توسعه پایدار، افزایش راندمان و خلق برندی قدرتمند، نیازمند حرکت به سمت سیستم‌های مدرن است؛ سیستم‌هایی که سرعت پردازش‌ها را به حداکثر رسانده، خطاهای انسانی را حذف کرده و مانع از دوباره‌کاری‌های فرسایشی شوند.

نرم‌ افزار مالی شرکتی شما نیز باید از نوع ابری باشد تا بتواند سایر زیرسیستم‌های مدیریتی، فروش و ارتباط با مشتریان را کاملاً یکپارچه ساخته و تبادل اطلاعات را هوشمندتر کند. همچنین، این سیستم باید به رابط کاربری مدرن، کدینگ ۷ سطحی، گزارش‌های ماتریسی متنوع، ارتباط API و قابلیت سفارشی‌سازی بر اساس ماهیت کسب‌وکار مجهز باشد.

اگر شما هم به چنین ابزار هوشمندی نیاز دارید، کافی است عبارت «نرم‌افزار حسابداری شرکتی ابری» را در گوگل جست‌وجو کرده و پلتفرم‌های پیشنهادی برتر را مقایسه کنید. همین حالا با چند کلیک و ورود به دموی رایگان، اولین قدم را برای ورود به دنیای مدرن حسابداری بردارید.برای دریافت اطلاعات بیشتر مقاله 

راهنمای جامع خرید نرم افزار حسابداری شرکتی را مطالعه بفرمایید.