چقدر برای نرم‌افزارهای پراکنده هزینه می‌کنید؟ ERP پارمیس استار با بیش از ۲۰ زیرسیستم یکپارچه
- هزینه نرم‌افزارهای پراکنده از جایی شروع می‌شود که حسابداری تمام می‌شود
- تفاوت یک ERP از جایی مشخص می‌شود که فرآیندهای بیشتری وارد کسب‌وکار شوند
- CRM؛ وقتی اطلاعات مشتری فقط در حسابداری کافی نیست
- تولید و بهای تمام‌شده؛ جایی که نرم‌افزار مالی باید وارد عملیات کارخانه شود
- برنامه‌ریزی؛ فقط دانستن موجودی امروز کافی نیست
- پرتال مشتریان؛ وقتی بخشی از عملیات را خود مشتری انجام می‌دهد
- فروشگاه اینترنتی هم نباید یک جزیره جدا باشد
- پارمیس اسمارت؛ وقتی عملیات از پشت میز خارج می‌شود
- پخش و فروش سیار؛ همان اطلاعات مرکزی، بیرون از دفتر
- بیش از ۲۰ زیرسیستم؛ این عدد زمانی معنا دارد که نیازهای مختلف را پوشش دهد
- شاید هزینه اصلی، خرید نرم‌افزارها نباشد؛ اتصال آن‌هاست
- ERP به این معنا نیست که همه چیز را از روز اول بخرید
- مدیر هم به یک تصویر بزرگ‌تر از کسب‌وکار نیاز دارد
- تفاوت از جایی شروع می‌شود که نرم‌افزار حسابداری تمام می‌شود
اگر چند سال قبل صحبت از «نرم‌افزار حسابداری یکپارچه» می‌شد، اتصال حسابداری به خرید، فروش و انبار می‌توانست ویژگی مهمی به حساب بیاید. امروز شرایط تا حد زیادی تغییر کرده است. بسیاری از نرم‌افزارهای مالی بازار، دست‌کم فرآیندهای اصلی حسابداری، بازرگانی و انبار را در کنار هم پوشش می‌دهند.
چالش تازه معمولاً بعد از این مرحله آغاز می‌شود.
کسب‌وکار رشد می‌کند و دیگر فقط فاکتور، موجودی و سند حسابداری ندارد. تیم فروش به CRM نیاز پیدا می‌کند. واحد تولید باید برنامه‌ریزی و بهای تمام‌شده را مدیریت کند. مشتری می‌خواهد سفارش خود را آنلاین ثبت کند. فروشگاه اینترنتی باید با موجودی و قیمت‌های نرم‌افزار هماهنگ باشد. ویزیتور نیاز دارد در محل مشتری سفارش ثبت کند. انباردار می‌خواهد عملیات را با موبایل یا PDA انجام دهد. مدیر هم انتظار دارد بدون جمع کردن چند فایل اکسل، شاخص‌های مهم مجموعه را روی داشبورد ببیند.
از همین نقطه، نرم‌افزارهای جدید یکی‌یکی وارد سازمان می‌شوند.
یک CRM، یک سیستم تولید، یک پرتال مشتریان، یک ابزار برای فروشگاه اینترنتی، یک اپلیکیشن برای نیروهای بیرون از شرکت، چند فایل برای برنامه‌ریزی و در نهایت ابزارهایی برای گزارش‌گیری.
هر کدام مسئله‌ای را حل می‌کنند، اما هم‌زمان یک سؤال تازه ایجاد می‌شود:
این سیستم‌ها چطور با هم کار خواهند کرد؟
هزینه نرم‌افزارهای پراکنده از جایی شروع می‌شود که حسابداری تمام می‌شود
در یک ساختار مالی معمول، ارتباط فروش، خرید، انبار و حسابداری تا حد زیادی قابل انتظار است.
اما فرض کنید تیم فروش از یک CRM مستقل استفاده می‌کند. اطلاعات مشتری، تماس‌ها، فرصت‌های فروش و پیگیری‌ها آنجاست، درحالی‌که فاکتور، مانده حساب و سابقه خرید در سیستم مالی قرار دارد.
فروشنده برای دیدن سابقه واقعی مشتری باید بین دو سیستم جابجا شود.
یا یک کارخانه را در نظر بگیرید. اطلاعات موجودی مواد اولیه در سیستم انبار است، اما برنامه تولید در فایل دیگری نگهداری می‌شود و محاسبه بهای تمام‌شده نیز مسیر جداگانه‌ای دارد.
همین مسئله در فروش اینترنتی هم دیده می‌شود. سفارش در سایت ثبت شده، موجودی در سیستم داخلی است و پرداخت در درگاه بانکی انجام شده؛ حالا این سه بخش باید چگونه با یکدیگر هماهنگ شوند؟
در اینجا هزینه پراکندگی فقط هزینه خرید چند نرم‌افزار نیست. زمان کارکنان، ارتباط بین سیستم‌ها، ورود دوباره اطلاعات، رفع مغایرت‌ها و حتی تأخیر در تصمیم‌گیری هم باید به این هزینه اضافه شود.
تفاوت یک ERP از جایی مشخص می‌شود که فرآیندهای بیشتری وارد کسب‌وکار شوند
برای همین، ارزیابی یک ERP فقط با بررسی امکانات حسابداری، فروش و انبار تصویر کاملی نمی‌دهد.
این‌ها هسته اصلی عملیات مالی بسیاری از کسب‌وکارها هستند.
پرسش مهم‌تر این است:
اگر سازمان فردا CRM خواست چه می‌شود؟ اگر تولید اضافه شد چطور؟ اگر مشتری بخواهد خودش سفارش ثبت کند؟ اگر فروش از طریق ووکامرس انجام شود؟ اگر کاربر بخواهد بیرون از شرکت و روی موبایل عملیات انجام دهد؟
ارزش یک ساختار ERP زمانی بیشتر دیده می‌شود که بتواند این فرآیندهای مکمل را بدون تبدیل سازمان به مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای مستقل، به هسته کسب‌وکار متصل کند.
در اینجا تفاوت پارمیس استار بهتر مشخص می‌شود. نرم افزار حسابداری پارمیس هسته مالی این مجموعه است، اما پارمیس استار فقط به حسابداری محدود نمی‌شود و می‌تواند بخش‌های مختلف کسب‌وکار را نیز در همان ساختار پوشش دهد.
CRM؛ وقتی اطلاعات مشتری فقط در حسابداری کافی نیست
طرف حسابی که در سیستم حسابداری تعریف شده، فقط یک بخش از تصویر مشتری است.
تیم فروش باید بداند این مشتری از چه طریقی وارد مجموعه شده، چه تماس‌هایی با او انجام شده، چه فرصت فروشی در جریان است، چه جلسه‌ای برای او برنامه‌ریزی شده و کدام کارشناس مسئول پیگیری اوست.
اینجاست که CRM وارد ماجرا می‌شود.
CRM پارمیس استار امکان مدیریت سرنخ‌ها، فرصت‌های فروش، فعالیت‌ها، تماس‌ها، جلسات، یادآوری‌ها و سوابق ارتباط با مشتری را در کنار اطلاعات موجود در اکوسیستم پارمیس فراهم می‌کند. به همین دلیل، پرونده مشتری می‌تواند فقط شامل مانده حساب و فاکتور نباشد و اطلاعات تعاملات و فرآیند فروش را نیز در بر بگیرد.
این تفاوت برای تیم فروش مهم است.
وقتی CRM مستقل از سیستم مالی باشد، کارشناس فروش یک تصویر از مشتری دارد و حسابداری تصویر دیگری. اتصال این دو دنیا باعث می‌شود وضعیت مالی، خرید و تعاملات مشتری راحت‌تر در کنار هم دیده شوند.
در نتیجه، مسئله فقط «داشتن CRM» نیست؛ داشتن CRM در همان اکوسیستمی است که اطلاعات مالی و تجاری مشتری نیز در آن قرار دارد.
تولید و بهای تمام‌شده؛ جایی که نرم‌افزار مالی باید وارد عملیات کارخانه شود
برای کسب‌وکار تولیدی، انبار مواد اولیه و ثبت سند حسابداری فقط بخشی از مسئله است.
تولیدکننده باید بداند:
چه موادی برای هر محصول مصرف شده است؟
تولید در کدام ایستگاه انجام شده؟
چه مقدار ضایعات ایجاد شده؟
هزینه اجرت و سربار چقدر بوده؟
و در نهایت هر محصول واقعاً با چه هزینه‌ای تولید شده است؟
زیرسیستم تولید و بهای تمام‌شده پارمیس استار برای همین لایه طراحی شده است. در محاسبه بهای تمام‌شده می‌توان هزینه‌هایی مانند مواد اولیه، اجرت، سربار مستقیم و غیرمستقیم و ضایعات را در نظر گرفت و اطلاعات تولید را با انبار، تأمین، بازرگانی، حسابداری و داشبوردهای مدیریتی مرتبط کرد.
این موضوع برای یک مجموعه تولیدی تفاوت مهمی ایجاد می‌کند.
به‌جای اینکه عملیات تولید در یک سیستم و اطلاعات مالی آن در نرم‌افزار دیگری مدیریت شود، جریان اطلاعات می‌تواند از مواد اولیه و عملیات تولید تا بهای تمام‌شده و گزارش‌های مالی ادامه پیدا کند.
حتی عملیات برخی ایستگاه‌های کاری می‌تواند با پارمیس اسمارت و روی تجهیزات اندرویدی یا ویندوزی انجام شود.
برنامه‌ریزی؛ فقط دانستن موجودی امروز کافی نیست
یک مدیر فقط نمی‌خواهد بداند امروز چه مقدار کالا در انبار دارد. سؤال مهم‌تر این است که در هفته‌ها و ماه‌های آینده چه میزان کالا نیاز خواهد داشت؟
اینجاست که برنامه‌ریزی وارد فرآیند می‌شود.
در سیستم برنامه‌ریزی تأمین پارمیس استار، اطلاعاتی مانند سفارش‌های فروش، سفارش‌های خرید، سفارش‌ها و برنامه‌های تولید و پیش‌بینی‌ها می‌توانند برای بررسی وضعیت آینده کالاها به کار گرفته شوند. سیستم می‌تواند کسری احتمالی را در کاربرگ تأمین نشان دهد و براساس روش تأمین، مسیر سفارش خرید یا سفارش تولید شکل بگیرد.
یعنی سازمان از سؤال:
«الان چه چیزی در انبار دارم؟»
یک مرحله جلوتر می‌رود و می‌پرسد:
«با توجه به فروش و تولید آینده، چه چیزی و چه زمانی باید تأمین شود؟»
این همان لایه‌ای است که معمولاً خارج از نرم‌افزارهای حسابداری پایه و در فایل‌های Excel یا ابزارهای جداگانه مدیریت می‌شود.
پرتال مشتریان؛ وقتی بخشی از عملیات را خود مشتری انجام می‌دهد
یکی دیگر از جاهایی که تفاوت میان یک نرم‌افزار مالی و یک اکوسیستم گسترده‌تر مشخص می‌شود، ارتباط مستقیم با مشتری است.
در بسیاری از شرکت‌ها هنوز ثبت سفارش، دریافت صورتحساب، اعلام پرداخت یا درخواست پشتیبانی از طریق تماس، پیام‌رسان و ایمیل انجام می‌شود.
«سازمان همراه من» پارمیس، این فرآیند را به یک پرتال تحت وب منتقل می‌کند.
مشتری یا نماینده می‌تواند وارد پنل خود شود، کالاها را ببیند، سفارش ثبت کند، وضعیت سفارش و صورتحساب را بررسی کند، پرداخت خود را اعلام کند و درخواست پشتیبانی یا خدمات پس از فروش ثبت کند. این اطلاعات نیز به سیستم داخلی کسب‌وکار متصل می‌شود.
این قابلیت از جنس حسابداری نیست؛ از جنس گسترش سیستم داخلی سازمان به سمت مشتری است.
یعنی ERP دیگر فقط ابزاری نیست که کارکنان شرکت با آن کار کنند. بخشی از فرآیند می‌تواند در اختیار مشتری، نماینده یا عامل فروش قرار بگیرد.
فروشگاه اینترنتی هم نباید یک جزیره جدا باشد
فروش آنلاین نمونه دیگری از همین مسئله است.
فرض کنید فروشگاه ووکامرسی دارید. سفارش در سایت ثبت می‌شود، قیمت کالاها در سایت قرار دارد، موجودی در نرم‌افزار شرکت نگهداری می‌شود و پرداخت هم از طریق درگاه انجام می‌شود.
اگر این بخش‌ها به هم متصل نباشند، هر روز باید اطلاعاتی بین سایت و سیستم مالی منتقل شود.
افزونه ووکامرس پارمیس برای اتصال همین دو فضا طراحی شده است. سفارش‌های ووکامرس می‌توانند براساس تنظیمات به پیش‌فاکتور، سفارش فروش یا فاکتور در پارمیس تبدیل شوند؛ پرداخت‌های موفق قابلیت ثبت در خزانه را دارند و قیمت و موجودی نیز میان فروشگاه و سیستم داخلی قابل همگام‌سازی است. این قابلیت برای کسب‌وکاری که فروش حضوری و آنلاین را هم‌زمان دارد مهم است؛ چون فروشگاه اینترنتی به‌جای یک سیستم جدا، به یکی از کانال‌های فروش سازمان تبدیل می‌شود.
پارمیس اسمارت؛ وقتی عملیات از پشت میز خارج می‌شود
یکی از تفاوت‌های مهم دیگر زمانی دیده می‌شود که کاربران دیگر پشت کامپیوتر دفتر نیستند.
ویزیتور در محل مشتری است.
انباردار بین قفسه‌ها حرکت می‌کند.
صندوقدار از یک دستگاه اندرویدی استفاده می‌کند.
نیروی تولید کنار ایستگاه کاری قرار دارد.
در این موقعیت‌ها، نسخه دسکتاپ به‌تنهایی پاسخ‌گوی شیوه واقعی کار نیست.
پارمیس اسمارت نسخه همراه پارمیس استار است که بخشی از عملیات‌هایی مانند فروش، صدور فاکتور، ثبت سفارش، انبارداری و دریافت و پرداخت را روی دستگاه‌های اندرویدی و ویندوزی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. این اپلیکیشن می‌تواند روی موبایل، تبلت و تجهیزات مختلف اجرا شود و در برخی سناریوها امکان فعالیت آنلاین و آفلاین نیز دارد.
به زبان ساده:
پارمیس استار سیستم مرکزی است و پارمیس اسمارت عملیات را به محل واقعی کار می‌برد.
این محل می‌تواند صندوق فروشگاه، انبار، شعبه، محل مشتری یا حتی یک ایستگاه تولید باشد.
پخش و فروش سیار؛ همان اطلاعات مرکزی، بیرون از دفتر
این موضوع در شرکت‌های پخش پررنگ‌تر می‌شود.
ویزیتور باید سفارش را همان لحظه در محل مشتری ثبت کند. در برخی مدل‌ها ممکن است فروش همان‌جا نهایی شود و حتی دریافت وجه نیز انجام شود.
اگر سفارش ابتدا روی کاغذ یا پیام‌رسان ثبت شود و بعد دوباره در دفتر وارد سیستم شود، یک مرحله اضافه و پرخطا به فرآیند وارد شده است.
ترکیب پارمیس اسمارت با فرآیندهای پخش و فروش، اجازه می‌دهد بخشی از عملیات فروش خارج از دفتر انجام شود و در عین حال ارتباط آن با سیستم مرکزی حفظ شود. قابلیت استفاده از تجهیزات اندرویدی و امکان فعالیت آنلاین و آفلاین نیز برای این نوع کسب‌وکار اهمیت ویژه‌ای دارد.
بیش از ۲۰ زیرسیستم؛ این عدد زمانی معنا دارد که نیازهای مختلف را پوشش دهد
اینجا «بیش از ۲۰ زیرسیستم» معنای متفاوتی پیدا می‌کند.
موضوع فقط این نیست که در کنار حسابداری، انبار و بازرگانی چند منوی دیگر هم وجود داشته باشد.
ارزش گستردگی پارمیس استار زمانی مشخص می‌شود که کسب‌وکار بتواند بر اساس نیاز خود وارد حوزه‌های مختلف شود:
- مدیریت ارتباط با مشتری و فرآیند فروش
- برنامه‌ریزی و تأمین
- تولید و بهای تمام‌شده
- پخش و عملیات فروش سیار
- باشگاه مشتریان
- پرتال مشتریان و نمایندگان
- اطلاع‌رسانی پیامکی و ایمیلی
- فروشگاه اینترنتی و اتصال ووکامرس
- عملیات روی موبایل و تجهیزات اندرویدی
- حقوق و دستمزد
- مدیریت اموال و دارایی ثابت
- داشبوردهای مدیریتی
- API و اتصال به سیستم‌های دیگر
- و سایر زیرسیستم‌های مالی و مدیریتی
در این نقطه است که نرم افزار ERP پارمیس استار را باید فراتر از یک «نرم‌افزار حسابداری با چند ماژول جانبی» دید.
مسئله اصلی، توسعه دامنه سیستم از عملیات مالی به فرآیندهای مختلف کسب‌وکار است.
شاید هزینه اصلی، خرید نرم‌افزارها نباشد؛ اتصال آن‌هاست
فرض کنید برای هر مسئله بهترین نرم‌افزار مستقل را انتخاب کنید.
یک CRM، نرم‌افزار تولید، سیستم پرتال مشتری، اپلیکیشن ویزیتوری، فروشگاه اینترنتی، داشبورد و نرم‌افزار حسابداری.
در ابتدا شاید این تصمیم منطقی به نظر برسد. اما بعد سؤال‌های تازه‌ای ایجاد می‌شود:
مشتریان CRM چطور با مشتریان حسابداری یکی می‌شوند؟
قیمت و موجودی سایت از کجا به‌روزرسانی می‌شود؟
پرداخت‌های آنلاین چطور وارد خزانه می‌شوند؟
برنامه تولید چطور موجودی مواد اولیه را می‌بیند؟
ویزیتور چطور سفارش را به سیستم مرکزی می‌فرستد؟
پرتال مشتری چطور مانده حساب یا فاکتور را نمایش می‌دهد؟
داشبورد مدیریتی داده خود را از کدام سیستم می‌گیرد؟
از این مرحله به بعد، سازمان باید برای یکپارچه کردن نرم‌افزارهایی که برای حل پراکندگی خریده است هزینه کند.
گاهی این اتصال با API امکان‌پذیر است و کاملاً منطقی هم هست. اما هرچه تعداد سیستم‌های مستقل بیشتر شود، نگهداری ارتباط میان آن‌ها نیز پیچیده‌تر می‌شود.
ERP به این معنا نیست که همه چیز را از روز اول بخرید
البته وجود تعداد زیادی زیرسیستم نباید به معنی خرید همه آن‌ها باشد.
نیاز یک فروشگاه با کارخانه، شرکت خدماتی یا شرکت پخش یکسان نیست.
ممکن است یک شرکت در ابتدای کار فقط به حسابداری، انبار، فروش و خزانه نیاز داشته باشد. مدتی بعد CRM اضافه شود. با رشد فروش اینترنتی، اتصال ووکامرس اهمیت پیدا کند. چند سال بعد پرتال مشتریان یا سیستم تولید وارد مجموعه شود.
ساختار ماژولار زمانی ارزشمند است که بتوان این توسعه را مرحله‌به‌مرحله انجام داد.
پارمیس استار نیز در نسخه‌های مختلف عرضه می‌شود تا سطح امکانات و زیرسیستم‌ها متناسب با نیاز و اندازه کسب‌وکار انتخاب شود.
به همین دلیل در بررسی قیمت نرم افزار حسابداری یا ERP، مقایسه صرف عدد نهایی چندان گویا نیست. باید دید کسب‌وکار امروز چه فرآیندهایی دارد و احتمالاً در آینده چه سیستم‌هایی به آن اضافه خواهد شد.
یک نرم‌افزار ارزان‌تر ممکن است امروز تمام نیازها را پوشش دهد، اما اگر با هر مرحله رشد مجبور به خرید و اتصال یک سیستم جدید شوید، تصویر هزینه در بلندمدت تغییر می‌کند.
مدیر هم به یک تصویر بزرگ‌تر از کسب‌وکار نیاز دارد
آخرین حلقه این زنجیره گزارش مدیریتی است.
اگر اطلاعات فروش در یک نرم‌افزار، CRM در سیستم دیگر، تولید در فایل جدا و فروش اینترنتی در پنل دیگری باشد، مدیر برای دیدن وضعیت واقعی شرکت باید چند گزارش را کنار هم قرار دهد.
در پارمیس استار، داشبوردهای مدیریتی برای بخش‌های مختلف از جمله CRM، فروش، انبار، خزانه، حسابداری، تولید و حقوق و دستمزد در نظر گرفته شده‌اند.
این موضوع زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کند که داده‌های زیر این داشبوردها از بخش‌های مرتبط همان اکوسیستم تأمین شوند.
مدیر می‌تواند سؤال‌های کامل‌تری مطرح کند:
فروش فقط چقدر بوده یا نرخ تبدیل تیم فروش هم چگونه تغییر کرده است؟
محصولی کم فروخته چون تقاضا کم شده یا چون موجودی کافی نداشته‌ایم؟
افزایش فروش با افزایش مطالبات همراه بوده یا دریافت‌ها نیز رشد کرده‌اند؟
کدام محصول واقعاً سودآور است و بهای تمام‌شده آن چقدر بوده؟
هدف از ERP در نهایت همین است: اطلاعات بیشتر نه برای تولید گزارش بیشتر، بلکه برای داشتن تصویر کامل‌تری از کسب‌وکار.
تفاوت از جایی شروع می‌شود که نرم‌افزار حسابداری تمام می‌شود
حسابداری، انبار و خرید و فروش یکپارچه برای بسیاری از نرم‌افزارهای مالی امروز به یک انتظار طبیعی تبدیل شده است.
بنابراین اگر بخواهیم درباره تفاوت پارمیس استار صحبت کنیم، بهتر است نگاه را کمی جلوتر ببریم.
تفاوت زمانی بیشتر دیده می‌شود که یک کسب‌وکار علاوه بر عملیات مالی پایه، بخواهد CRM داشته باشد، تولید و بهای تمام‌شده را مدیریت کند، برای آینده فروش و تأمین برنامه‌ریزی کند، فروش اینترنتی را به سیستم داخلی متصل کند، برای مشتریان و نمایندگان پرتال ایجاد کند، عملیات را روی موبایل و تبلت انجام دهد و داده‌های همه این بخش‌ها را در گزارش‌های مدیریتی کنار هم ببیند.
بیش از ۲۰ زیرسیستم پارمیس استار از این منظر اهمیت پیدا می‌کنند.
نه به‌عنوان ۲۰ نرم‌افزار که کنار هم قرار گرفته‌اند، بلکه به‌عنوان امکان توسعه یک زیرساخت واحد متناسب با رشد و پیچیده‌تر شدن کسب‌وکار.
شاید بنابراین سؤال اصلی این نباشد که:
«نرم‌افزار حسابداری ما انبار و فروش دارد یا نه؟»
بلکه سؤال مهم‌تر این باشد:
«وقتی کسب‌وکار ما از حسابداری، انبار و فروش فراتر رفت، آیا همین زیرساخت می‌تواند نیازهای بعدی ما را هم پوشش دهد؟»
پاسخ به همین سؤال می‌تواند مشخص کند که هزینه واقعی نرم‌افزار را باید فقط در قیمت خرید امروز دید، یا در تعداد سیستم‌هایی که طی چند سال آینده مجبور خواهیم شد جداگانه تهیه، نگهداری و به یکدیگر متصل کنیم.
به نظرم وقتی تعداد نرم‌افزارها زیاد می‌شود، هزینه اصلی لزوماً خود لایسنس‌ها نیست؛ زمانی است که کارکنان برای انتقال اطلاعات بین سیستم‌ها و پیدا کردن مغایرت‌ها از دست می‌دهند. مخصوصاً اگر حجم فروش و عملیات بالا باشد.
دقیقاً. هزینه پراکندگی معمولاً فقط در فاکتور خرید نرم‌افزار دیده نمی‌شود. ورود دوباره اطلاعات، کنترل مغایرت‌ها، هماهنگی بین واحدها و زمان صرف‌شده برای تهیه گزارش هم بخشی از هزینه واقعی این ساختار است.