چگونه استقرار سیستم حسابداری میتواند فرایندهای مالی شرکت را متحول کند؟
آیا همچنان در روشهای سنتی باقی ماندهاید و از سیستم حسابداری دستی استفاده میکنید؟ در این صورت احتمالاً همیشه حجم قابل توجه اطلاعات مالی روی دست شما باقی مانده و گاهاً اشتباهات و سردرگمی وجود دارد. چطور است برای استقرار سیستم حسابداری اقدام کنید؟
استقرار سیستم حسابداری به تنهایی میتواند نقطه عطف بزرگی در مدیریت کسب و کار شما باشد. فرقی نمیکند یک فروشگاه کوچک یا یک شرکت بازرگانی بزرگ و بینالمللی هستید، در هر صورت جریان بیپایانی از امور مالی منتظر شما است. کافی است مراحل استقرار سیستم حسابداری را زیر نظر آرکا تکس انجام دهید تا در مدت زمانی کوتاه مدیریت دقیق و سریع تمام جریانهای مالی را در دست بگیرید. اما چگونه استقرار سیستم حسابداری میتواند فرایندهای مالی شرکت را متحول کند؟
استقرار سیستم حسابداری یکی از مهمترین گامها برای بهبود مدیریت مالی در هر کسبوکاری است. با راهاندازی سیستم حسابداری مناسب، میتوان بهراحتی جریانهای مالی را کنترل و مدیریت کرد و از تصمیمگیریهای مالی دقیقتری برخوردار شد.
مزایای استقرار سیستم حسابداری
سیستمهای حسابداری با توجه به تجزیه و تحلیل نیازهای شرکت شما مستقر میشوند. تیم اجرایی مشکلات فعلی امور مالی شما را ارزیابی کرده و اهداف شما را در نظر میگیرد. این سیستم میتواند یک ساختار نرمافزاری آماده مانند استقرار سیستم حسابداری سپیدار باشد و یا به شکل کاملاً سفارشی و با توجه به فرایندهای پیچیده شرکت شما طراحی شود. در هر صورت پس از استقرار در سپیدار یا هر سیستم حسابداری دیگر از چندین مزایای قابل توجه برخوردار هستید.
شفافیت مالی با استفاده از سیستمهای حسابداری
شفافیت مالی از اصلیترین دستاوردهای استقرار سیستم حسابداری قدرتمند و استاندارد است. با فعالیت در سیستم حسابداری دیگر هیچ جریان مالی از نگاه حسابرسها، مدیران و حتی نهادهای قانونی و مالیاتی پنهان نیست. وقتی شفافیت مالی در کسب و کار شما جریان داشته باشد، هر نوع تصمیمگیری مدیریتی راحتتر و کاملاً آگاهانهتر انجام شده و در مقابل اعتماد سهامداران و سرمایهگذاران را به دست آوردهاید. اما یک سیستم حسابداری حرفهای چگونه میتواند شفافیت مالی شرکت را بهبود بخشد؟
- امکان ردیابی کامل و شفاف تراکنشهای مالی
- قابلیت دسترسی به سوابق و شفافیت در ثبت اسناد مالی
- طراحی یکپارچه و استانداردسازی با حذف عملکرد سلیقهای حسابدارها
- امکان گزارشگیری دقیق و به موقع با قابلیت تحلیل روند و یا امکان گزارشگیریهای سفارشی
- امکان حسابرسی آسان
کاهش خطا در حسابرسی شرکتها
خطاهای محاسباتی آفت شغل حسابداری هستند. تمام حسابدارهایی که به روش دستی فعالیت میکنند، همیشه نگران خطاهای گسترده و چالش برانگیز در مدیریت جریان مالی هستند. از طرفی یک خطای حسابداری زمانی دیده میشود که کاملاً در بدنه مالی شرکت ریشه دوانده و حالا پیدا کردن ریشههای این خطاها در هزارتوی حسابرسی دستی بسیار سخت و گاهاً غیر ممکن است. ولی با استقرار سیستم حسابداری به راحتی میتوانید هر نوع خطای حسابداری را شناسایی کرده و یا از احتمال ایجاد خطاها جلوگیری کنید.
- تمام محاسبات عددی، ثبت دو طرفه خودکار و به روز رسانی لحظهای حسابها در این سیستمها کاملاً اتوماسیون و خودکار است.
- سیستم کاربر را مجبور میکند که قوانین حسابداری را رعایت کند.
- تمام کاربران سیستم مجبور هستند که از یک ساختار استاندارد و یکنواخت استفاده کنند.
- ساختار یکپارچه با واحدهای فروش، انبار و یا مدیریت مجموعه ایجاد شده که از احتمال وقوع خطاها میکاهد.
گزارش دهی سریع و دقیق امور مالی شرکت
کافی است از حسابدارهایی که به روش دستی فعالیت میکنند، یک گزارش ساده بخواهید تا زانوی غم در بغل بگیرند. گزارش دهی، سختترین و در عین حال مهمترین وظیفه حسابداری است که به لطف استقرار سیستم حسابداری خیلی ساده، سریع و دقیق انجام میشود. تسریع در گزارش دهی از بارزترین و ملموسترین مزایای استقرار یک سیستم حسابداری مدرن است. اما چگونه سیستمهای حسابداری فرایند گزارش دهی را سریعتر میکنند؟
- در سیستم حسابداری مدرن تمام دادهها (فروش، خرید، بانک، انبار و…) به شکل خودکار و در لحظه از طریق یکپارچگی با ماژولهای مختلف در واحد اصلی سیستم جمع آوری میشوند.
- هر تراکنش مالی بلافاصله در سیستم ثبت و پردازش میشود که در آینده مراحل گزارشگیری را سادهتر میکند.
- سیستمهای حسابداری دارای یک کتابخانه از گزارشهای استاندارد شرکت هستند که با یک کلیک میتوانید از آن برای گزارشگیری استفاده کنید.
- سیستمهای حسابداری قابلیت ساخت گزارشهای مدیریتی سفارشی و کاملاً پویا را دارند.
کنترل هزینه با استقرار سیستم حسابداری
واقعاً چرا به استقرار سیستم حسابداری نیاز دارید؟ آیا فقط به دنبال ثبت اطلاعات مالی هستید و یا میخواهید تا از طریق این سامانههای یکپارچه، کنترل هزینهها را در دست بگیرید؟ سیستمهای حسابداری مدرن انواع ابزارهای تحلیلی و کنترلی را در اختیار مدیران قرار میدهند که از آنها برای مدیریت، بهینهسازی و کاهش هزینهها استفاده میکنند. یک سیستم حسابداری از ابعاد متفاوتی میتواند کنترل هزینهها را در دست گرفته و سودمند باشد.
- قابلیت ردیابی و ثبت دقیق و جزئی تمام هزینهها
- قابلیت تعیین و کنترل بودجه
- امکان تحلیل روند و شناسایی نقاط اتلاف هزینهها
- ایجاد یکپارچگی با فرایند خرید و انبار برای کنترل موجودی و جلوگیری از راکد شدن سرمایه
سیستم حسابداری دستی یا سازماندهی شده، کدامیک بهتر است؟
سیستم حسابداری قرار نیست تا حسابدار شرکتها باشد، بلکه فقط یک ابزار قدرتمند در اختیار حسابدارهای مدرن است. اگر حسابدار سنتی هستید و همچنان به همان روشهای دستی کارهای مالی را سر و سامان میدهید، استقرار سیستم حسابداری را رقیب خودتان نبینید. بلکه قرار است دستیار و ابزار قدرتمندی برای مدیریت کارهای بی پایان شما باشد. برای درک این موضوع بهتر است سیستمهای حسابداری دستی و سیستمهای سازماندهی شده را با یکدیگر مقایسه کنیم:
| معیار مقایسه | سیستم حسابداری دستی | سیستم حسابداری سازمان یافته |
| دقت و خطا | مستعد خطاهای انسانی مانند:
|
دقت بسیار بالا مانند:
|
| سرعت عمل | فرایند ثبت اسناد، محاسبات و تهیه گزارشها خیلی کند است. | تمام عملیاتها در کسری از ثانیه انجام میشود. |
| شفافیت و دسترسی به اطلاعات | اطلاعات تنها در دفاتر فیزیکی ثبت شده و کاملاً محدود و غیر شفاف است. | اطلاعات به شکل متمرکز و لحظهای در دسترس مدیران قرار دارد. |
| گزارش دهی و تحلیل | تهیه گزارشهای جدید بسیار دشوار و تحلیل دادهها تقریباً غیر ممکن است. | گزارشهای استاندارد به سرعت تهیه شده و انواع ابزارهای تحلیل داده فراهم است. |
| مقیاس پذیری | خیلی کم، توانایی رشد با بزرگ شدن کسب و کار را ندارد. | بسیار بالا، به راحتی میتواند با هر نوع کسب و کار کوچک یا بزرگ سازگار شود. |
| یکپارچگی | عدم یکپارچگی، اطلاعات بخشهای مختلف جدا از هم ثبت میشوند. | یکپارچگی کامل |
مراحل استقرار سیستم حسابداری
اگر همچنان از ساختار حسابداری سنتی استفاده میکنید، اصلاً نگران نحوه استقرار سیستم حسابداری نباشید. خیلیها از اجرای این سیستمها واهمه دارند و فکر میکنند هزینه عملیاتی شدن سیستم زیاد و مراحل استقرار سیستم حسابداری ( Accounting System Establishment) بسیار دشوار است، اما در واقع این طور نیست. برای اطمینان از طی شدن کامل مراحل اجرای این سیستم حتما تا قبل از آغاز پروژه جابجایی نمونه قرارداد استقرار سیستم حسابداری را مطالعه کنید. در نمونه قرارداد استقرار سیستم حسابداری با جزئیات به تمام الزامات و مراحل اجرای این پروژه اشاره میشود.
تیم استقرار سیستم حسابداری آرکا تکس در ابتدا مشکلات فعلی و نیازهای کسب و کار را شناسایی میکند تا نرمافزار مناسب براساس بودجه و نیازها را انتخاب نمایند. در عموم کسب و کارها استقرار سیستم حسابداری سپیدار کافی است. در ادامه تیم مجری سیستم چارت حساب برای دستهبندی اطلاعات را طراحی میکند. نصب نرمافزار و تنظیم آن مطابق با چارت حساب در مرحله بعدی است. سپس راهاندازی آزمایشی قرار دارد تا از اجرای موازی سیستم جدید با سیستمهای قدیمی و انتقال حسابرسیها اطمینان حاصل شود.
جمع بندی: آیا برای دوران مدرن کسب و کارتان آماده هستید؟
از تنظیم صورت های مالی تا گزارش دهی در ابعاد مختلف و یکپارچه کردن اطلاعات مالی به استقرار سیستم حسابداری نیاز دارید. آموزش کاربران شرکت بخشی از مراحل استقرار سیستم حسابداری است، فقط کافی است از تیم حسابداری حرفه ای آرکا تکس برای استقرار سیستم حسابداری استفاده کنید. در نهایت مراحل کامل طی شده و حالا میتوانید سیستم قدیمی را کنار گذاشته و از ساختار یکپارچه جدید استفاده کنید. البته یک مجری حرفهای باید برای پشتیبانی و بروزرسانی تا همیشه کنار شما برنامه داشته باشد. حالا این شما هستید که باید برای ورود به دوران مدرن کسب و کارتان تصمیم بگیرید.
ما یه فروشگاه زنجیرهای داریم و حجم تراکنشها خیلی بالاست. سیستم دستی دیگه جواب نمیده. به نظرتون سپیدار برای ما مناسب هست یا باید سیستم اختصاصی طراحی کنیم؟
برای فروشگاههای زنجیرهای با حجم بالای تراکنش، اگر فرایندها نسبتاً استاندارد باشن، سپیدار میتونه گزینه خوبی باشه چون سریع راهاندازی میشه و امکانات جامعی داره. اما اگر نیازهای خاصی مثل اتصال به چند انبار، گزارشگیریهای سفارشی یا هماهنگی با سیستمهای دیگر دارید، طراحی سیستم اختصاصی تحت نظر آرکا تکس میتونه بهرهوری بیشتری ایجاد کنه.